Pokud chcete vytvořit nový uživatelský účet v Google Workspace a přiřadit mu licenci, postupujte podle následujících kroků: ​ Přihlaste se ke svému administrátorskému účtu v Google Workspace. Klikněte na tlačítko "Uživatelé" v hlavním menu, kde uvidíte seznam aktuálních uživatelů. Klikněte na tlačítko "Přidat uživatele". Vyplňte informace o novém uživateli - jméno, příjmení a e-mailovou adresu. Zvolte, zda chcete, aby nový uživatel dostal pozvání e-mailem, nebo zda chcete, aby účet byl vytvořen bez pozvání. Zvolte licenci, kterou chcete novému uživateli přidělit. To závisí na tom, který plán Google Workspace máte. (Je možné, že licence je již automaticky přidělena.) Klikněte na tlačítko "Vytvořit". Bude vytvořen nový uživatel a bude mu přiřazena vybraná licence. Po vytvoření nového uživatelského účtu můžete provést další nastavení, jako je přidání profilového obrázku či přidání uživatele do správných skupin nebo distribučních seznamů. Nezapomeňte, že pokud jste si nevybrali možnost odeslání pozvání e-mailem, měli byste sdělit novému uživateli jeho přihlašovací údaje a jak přistoupit k jeho novému účtu.

Pro nastavení vlastní domény pro e-mailové adresy v Google Workspace postupujte následovně: ​ Zaregistrujte si doménu u jednoho z poskytovatelů domén, jako je například GoDaddy, Forpsi nebo Google Domains. Pokud již máte doménu, můžete přejít k dalšímu kroku. Zaregistrujte se do služby Google Workspace a vyberte si plán, který nejlépe odpovídá vašim potřebám. Poté, co se zaregistrujete, budete vyzváni k ověření vlastnictví domény. K ověření můžete použít jeden z několika dostupných způsobů, například přidat záznam TXT, soubor HTML nebo e-mailovou zprávu. Pokud jste ověřili vlastnictví domény, můžete nastavit své e-mailové adresy. Pokud jste vytvořili svou doménu v Google Domains, bude tato část již hotová. Přejděte na stránku Google Workspace a přihlaste se ke svému účtu. Vyberte možnost "Nastavení" a poté "Nastavení e-mailu". Klikněte na tlačítko "Přidat uživatele" a vyplňte potřebné informace, jako je jméno a e-mailová adresa. Po dokončení nastavení uživatelů můžete začít používat své nové e-mailové adresy s vlastní doménou. Můžete také nastavit další věci, jako například e-mailové aliasy, distribuční seznamy a mnoho dalšího. Nakonec byste měli také aktualizovat záznamy MX (Mail Exchange) pro vaši doménu tak, aby směrovaly e-maily na servery Google Workspace. Celý proces může trvat několik hodin až dní, než budou změny úplně provedeny a propagovány po celém internetu, buďte tedy trpěliví a vyčkejte.

E-mailové filtry jsou užitečným nástrojem pro organizaci doručených zpráv v Google Workspace. Pomocí filtrů můžete automaticky třídit příchozí e-maily, přesouvat je do určitých složek, odstraňovat spam a mnoho dalšího. V následujícím textu si ukážeme, jak nastavit a přizpůsobit e-mailové filtry v Gmailu: ​ Přihlaste se ke svému účtu Gmail a otevřete e-mailovou zprávu, kterou chcete použít pro vytvoření filtru. Klikněte na ikonu tří teček v pravém horním rohu a vyberte možnost "Filtrovat zprávy jako tuto". V okně s nastavením filtru vyplňte požadované informace například od koho, předmět, klíčová slova, datum apod. Pokud chcete, aby filtr platil pro všechny e-maily od stejného odesílatele, zaškrtněte políčko "Uložit filtr pro odpovídající zprávy". Poté klikněte na tlačítko "Vytvořit filtr". Pokud si chcete upravit nebo odebrat existující filtr, postupujte následovně: ​ Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu a vyberte možnost "Nastavení". Klikněte na záložku "Filtrování a blokování". Zde vidíte seznam všech vašich filtrů. Kliknutím na název filtru si ho můžete upravit nebo smazat. Pokud chcete vytvořit nový filtr, klikněte na tlačítko "Vytvořit nový filtr" a postupujte podle kroků výše. Díky vytvoření a přizpůsobení e-mailových filtrů v Gmailu budete schopni lépe organizovat svou e-mailovou schránku a ušetřit čas při ručním třídění zpráv.

Distribuční seznamy umožňují efektivní distribuci zpráv v rámci organizace, jelikož umožňují zasílat zprávy více příjemcům najednou. V následujícím textu se podíváme na postup, jak vytvořit a spravovat distribuční seznamy v Google Workspace: ​ Přihlaste se ke svému účtu Google Workspace a otevřete aplikaci Google Kontakty. Klikněte na možnost "Vytvořit nový seznam" v levém sloupci. Zadejte název seznamu a přidejte do něj kontakty, které chcete zařadit. Pokud chcete přidat existující kontakty, zadejte jméno nebo e-mailovou adresu do pole "Hledat kontakty" a klikněte na tlačítko "Přidat do seznamu". Pokud chcete přidat nové kontakty, klikněte na tlačítko "Přidat nový kontakt" a vyplňte požadované informace o novém kontaktu. Pokud chcete upravit seznam, klikněte na jméno seznamu a upravte kontakty podle potřeby. Pokud chcete odebrat kontakt ze seznamu, klikněte na jméno seznamu a klikněte na ikonu "X" vedle kontaktu, který chcete odebrat. Pokud chcete sdílet seznam s ostatními uživateli Google Workspace, klikněte na jméno seznamu, poté klikněte na tlačítko "Sdílet" a zadejte e-mailové adresy uživatelů, se kterými chcete seznam sdílet. Můžete také určit, zda mají mít uživatelé práva jen na čtení nebo i na úpravu seznamu. Pokud chcete použít seznam při psaní e-mailu v Gmailu, stačí začít psát název seznamu do pole příjemců, Gmail automaticky navrhne seznam a můžete ho vybrat. S vytvořením a správou distribučních seznamů v Google Workspace byste nyní měli být schopni snadno distribuovat zprávy a komunikovat s více příjemci najednou.

Nastavení synchronizace kalendářů a kontaktů s jinými zařízeními a službami v Google Workspace závisí na tom, jaké zařízení nebo službu používáte. V následujícím textu se podíváme na základní informace o tom, jak nastavit synchronizaci kalendářů a kontaktů pro některá běžná zařízení a služby. ​ Nastavení synchronizace kalendářů a kontaktů pro mobilní zařízení (iOS a Android): a. Otevřete aplikaci Nastavení na vašem mobilním zařízení. b. Vyberte položku "Účty a zálohy" nebo "Kontakty a kalendáře". c. Klikněte na možnost "Přidat účet". d. Vyberte typ účtu, který chcete přidat, například "Google". e. Přihlaste se ke svému účtu Google Workspace. f. Vyberte, co chcete synchronizovat, například kalendáře a kontakty. g. Poté můžete přizpůsobit další nastavení, například frekvenci aktualizací kalendářů a kontaktů. Nastavení synchronizace kalendářů a kontaktů pro Microsoft Outlook: a. Otevřete aplikaci Microsoft Outlook. b. Klikněte na tlačítko "Soubor" a vyberte možnost "Účty a nastavení účtu". c. Klikněte na tlačítko "Přidat účet". d. Vyberte možnost "Přidat účet e-mailové služby Google". e. Postupujte podle pokynů a přihlaste se ke svému účtu Google Workspace. f. Vyberte, co chcete synchronizovat, například kalendáře a kontakty. g. Poté můžete přizpůsobit další nastavení, například frekvenci aktualizací kalendářů a kontaktů.​ Nastavení synchronizace kalendářů a kontaktů pro Apple iCal a Adresáře: a. Otevřete aplikaci iCal nebo Adresáře na vašem počítači. b. Klikněte na možnost "Přidat účet". c. Vyberte možnost "Google". d. Postupujte podle pokynů a přihlaste se ke svému účtu Google Workspace. e. Vyberte, co chcete synchronizovat, například kalendáře a kontakty. f. Poté můžete přizpůsobit další nastavení, například frekvenci aktualizací kalendářů a kontakt

Google Workspace nabízí různé možnosti zálohování dat, včetně e-mailů, kalendářů a souborů. Níže si ukážeme postup, jak nastavit a spravovat zálohy dat v Google Workspace: ​ Přihlaste se ke svému účtu Google Workspace a otevřete konzolu správy. Klikněte na kartu "Zabezpečení". Vyberte možnost "Zálohování a obnova" a klikněte na tlačítko "Nastavit zálohování". Nastavte, co chcete zálohovat, například e-maily, kalendáře, soubory atd. Vyberte, jak často chcete provádět zálohování a jak dlouho chcete uchovávat zálohy. Pokud chcete provádět zálohování souborů z Google Drive, nastavte synchronizaci souborů pomocí aplikace Google Backup and Sync. Ujistěte se, že máte dostatečný prostor pro ukládání záloh. Pokud potřebujete více prostoru, můžete si další koupit v Google Drive. Pokud potřebujete obnovit zálohu, přejděte na kartu "Zálohy" a vyberte položku, kterou chcete obnovit. Pokud jste například ztratili důležitý e-mail, vyberte zálohu e-mailů a obnovte ztracený e-mail. Některé další užitečné tipy pro správu a kontrolu zálohování dat v Google Workspace: ​ Ujistěte se, že zálohy jsou chráněny před neoprávněným přístupem pomocí vhodných zabezpečovacích opatření, například dvoufaktorového ověřování. Pravidelně kontrolujte zálohy, abyste zajistili, že jsou aktuální a přesné. Pokud se změní vaše potřeby nebo požadavky, můžete upravit nastavení zálohování podle potřeby. Ujistěte se, že jsou všichni uživatelé obeznámeni s postupem obnovy záloh, pokud nastane situace, kdy jsou zálohy potřebné.

Správa a kontrola přístupových práv k různým službám v Google Workspace, včetně Google Drive a Gmail, může být provedena následujícím způsobem: ​ Přihlaste se ke svému účtu Google Workspace a otevřete konzoli správy. Klikněte na kartu "Uživatelé" a vyberte uživatele, kterého chcete spravovat. Vyberte služby, ke kterým chcete uživateli poskytnout přístup, a klikněte na tlačítko "Upravit". Nastavte přístupová práva pro každou službu podle vašich potřeb. Například můžete nastavit, zda uživatel může zobrazovat, upravovat nebo sdílet soubory v Google Drive, nebo zda může odesílat a přijímat e-maily v Gmailu. Pokud chcete nastavit přístupová práva pro více uživatelů najednou, použijte nástroje pro hromadnou správu v konzoli správy. Pro zajištění dodržování bezpečnosti dat můžete nastavit dodatečné opatření, jako například dvoufaktorové ověřování. Pravidelně zkontrolujte a aktualizujte přístupová práva, zejména pro zaměstnance, kteří opouštějí firmu nebo se přesouvají na jiné pozice. Některé další užitečné tipy pro správu a kontrolu přístupových práv v Google Workspace: Používejte skupiny a role pro správu přístupu k různým službám a usnadněte tak správu a organizaci práv. Sledujte aktivity uživatelů a přizpůsobte jim přístupová práva podle potřeby. Ujistěte se, že pracovníci mají přístup pouze k datům, které potřebují pro svou práci, a že nejsou vystaveni zbytečnému riziku. Využívejte nástroje pro audit a sledování, abyste mohli rychle reagovat na neoprávněný přístup nebo pokus o zneužití dat.

Nastavení a používání Google Meet pro videokonference a spolupráci na dálku je poměrně jednoduché a může být provedeno následujícím způsobem: ​ Přihlaste se ke svému účtu Google Workspace a otevřete Google Meet. Vytvořte novou schůzku kliknutím na tlačítko "Nová schůzka" nebo se připojte ke stávající schůzce pomocí ID schůzky. Před vstupem do místnosti můžete upravit název schůzky, zvolit si možnosti zvuku a videa, zvolit pozadí nebo si vytvořit vlastní pozadí a přizvat ostatní účastníky. Pokud chcete pozvat ostatní účastníky, klikněte na tlačítko "Pozvat" a odešlete pozvání e-mailem nebo zkopírujte odkaz schůzky a sdílejte ho s ostatními. V průběhu schůzky můžete používat různé funkce, jako jsou chat, obrazovka sdílení, reakce, otázky a odpovědi nebo záznam schůzky. Po skončení schůzky se můžete rozhodnout, zda chcete uložit záznam, sdílet prezentaci nebo poslat odkaz na záznam účastníkům. ​​ Některé další užitečné tipy pro používání Google Meet: ​ Při použití kvalitních sluchátek a mikrofonu zlepšíte kvalitu zvuku a méně rušíte ostatní účastníky. Při prezentování obsahu si ověřte, že váš obrazovka neobsahuje žádné citlivé údaje. Využívejte možnosti chatu pro sdílení odkazů, dokumentů a dalších informací během schůzky. Ujistěte se, že máte stabilní internetové připojení, aby byla kvalita obrazu a zvuku co nejlepší.

Správa a sledování využívání úložiště v Google Workspace může být prováděna pomocí konzole správce Google Workspace nebo v administrátorském rozhraní Google Drive. ​ Zde jsou kroky pro správu a sledování využívání úložiště v Google Workspace: ​ Přihlaste se ke svému účtu Google Workspace jako správce. Otevřete konzoli správce Google Workspace nebo administrátorské rozhraní Google Drive. Zde najděte přehled využití úložiště pro celou organizaci nebo pro jednotlivé uživatele. Pokud se ukáže, že vaše organizace potřebuje více úložiště, můžete zakoupit další úložiště v konzoli správce Google Workspace. (Pozor! Pouze od verze Business Standard a vyšší.) Po nákupu dalšího úložiště můžete nastavit, jak bude toto úložiště rozděleno mezi jednotlivé uživatele. Také můžete nastavit upozornění na zaplnění úložného prostoru, a tak sledovat, kdy je nutné navýšit úložiště. Pokud máte pochybnosti o tom, jaký typ úložiště je pro vaši organizaci nejvhodnější, můžete nás kontaktovat. ​​ Sledování a správa využívání úložiště v Google Workspace může pomoci vaší organizaci optimalizovat využívání zdrojů a zajistit, že vaši zaměstnanci mají dostatek úložného prostoru k dispozici pro své potřeby.

Pokud máte problémy s přístupem ke svému účtu nebo s odesíláním e-mailů v Google Workspace, můžete zkusit následující řešení: ​ Zkontrolujte, zda jste zadali správné přihlašovací údaje, včetně e-mailové adresy a hesla. Pokud ne, zkuste je znovu zadat. Pokud jste zapomněli své heslo, můžete použít funkci "Obnovit heslo", která vám umožní resetovat své heslo pomocí alternativní e-mailové adresy nebo telefonního čísla. Pokud se stále nemůžete přihlásit, může být váš účet uzamčen kvůli podezření na hacking nebo neoprávněný přístup. V takovém případě nás kontaktujte. Pokud máte problémy s odesíláním e-mailů, zkontrolujte, zda jste zadali správnou e-mailovou adresu příjemce a zda vám není bráněno v odesílání e-mailů pomocí firewallu nebo jiných zabezpečovacích opatření. Také se ujistěte, že není naplněn váš úložný prostor. Pokud máte problémy s ostatními službami v Google Workspace, jako je například Google Drive nebo Kalendář, zkontrolujte, zda k nim máte oprávnění přístupu. Pokud ne, požádejte svého správce o přidání oprávnění. Pokud všechna výše uvedená řešení selhala, kontaktujte podporu Google Workspace, která vám může poskytnout podrobné informace o vašem účtu a pomoci vám s řešením problému.