Jak jistě víte, již několik let není dostupná verze pracovních Google Apps zdarma, tzv. Standard. Tento balíček měl sice svá omezení, ale pro malé týmy byl ideální. Uživatelé mohli spolupracovat na Google Disku, měli email na vlastní doméně a využívali další firemní nastavení. Nově již tyto účty nelze zakládat a jsou k dispozici pouze dva balíčky. G Suite Basic s 30GB kapacitou nebo G Suite Business s neomezeným úložištěm. Spousta menších firem tak často využívá osobní schránky na doméně @gmail.com. Pojďme se podívat na nevýhody a případné budoucí komplikace, které pro vás mohou nastat, pokud je používáte.
Osobní schránka Gmailu obsahuje základní nástroje jako email na doméně @gmail.com, Google Disk 15GB, Google Dokumenty, Tabulky, Prezentace a podobně. Jste však ochuzeni o jednu zásadní věc, kterou je administrátorská konzole. Zde se nastavují a spravují všechny firemní informace.
Aliasy a skupiny
Jedná se o virtuální emailové adresy, které jsou přesměrovány na jednoho nebo více uživatelů. Pokud tedy máte uživatele jan@firma.cz, můžete mu nastavit libovolně email jan.odeslal@firma.cz, popřípadě ho přidat do skupinové schránky faktury@firma.cz
Nastavení možností aplikací pro doménu
Asi není třeba zmiňovat, že ve spoustě týmů je potřeba mít pod kontrolou možnosti, jaké uživatelé používají. Možnosti sdílení mimo doménu, hlídání úniku důvěrných informací z firmy, sdílení Kalendářů, evidence zasedaček, správa mobilních telefonů a mnoho dalšího. Pokud využíváte osobní Gmail schránky, o všechny tyto funkce jste ochuzeni.
Firma už nemůže být nikdy vlastníkem vytvořených dokumentů
Asi nejdůležitějším bodem, který by vám mohl do budoucna zkomplikovat práci, pokud byste po čase chtěli přejít na placené G Suite, je nemožnost být vlastníkem vytvořených souborů na Google Disku. V případě, že vytvoříte například Google Dokument na osobním účtu, vlastník bude navždy pouze osobní uživatel. Nelze zvolit jako vlastníka někoho jiného na firemní doméně! Reálným vlastníkem tedy zůstane navždy osobní účet. Jde si samozřejmě dokument nasdílet na firemní doménu a dále s ním plnohodnotně pracovat, ale už nikdy nebudete mít možnost jej vlastnit a dělat nad ním další operace jako audity atp.V případě, že se vám firemní struktura rozroste, můžete narazit na problém při bezpečnostním auditu nebo velké migraci na jinou službu, jelikož nebude možné soubory jednoduše přesunout.Vytvoření kopie vám zajisté nepomůže, jelikož ztratíte nejenom odkaz, který jste sdíleli v rámci týmu a s klienty, ale i komentáře a kompletní historii revizí.
Bezpečnost hesel a dvoufázové ověřování
V případě firemní domény máte pod palcem i bezpečnost všech hesel uživatelů. Ačkoliv na toto téma bylo napsáno mnoho článků a každý den se apeluje na to, aby uživatelé nepoužívali snadno rozpoznatelná hesla, děje se tak stále. V konzoli můžete sledovat nejenom délku jednotlivých hesel a nastavit jeho minimální počet znaků, ale lze vynutit i dvoufázové ověřování, které několikanásobně snižuje riziko, že vaše firemní data budou zneužita. Proč je dobrá dvoufázová autorizace, se můžete dočíst v tomto krátkém článku.
Ve zkratce
G Suite Basic se dá pořídit od 40€ na uživatele na rok. Získáte nepřetržitou podporu od Google, garantovanou dostupnost 99,9%, možnosti nastavení pravidel pro celou doménu, prvotřídní možnosti zabezpečení vašich souborů a vyhnete se nepříjemnostem při případné migraci dat.