Tento týden jsme úspěšně dokončili další migraci zákazníka na Google Workspace (dříve G Suite).
Jako spousta dalších firem, i tato začínala jako startup. S rychle rostoucím počtem dat a zaměstnanců začala využívat osobní schránky zdarma na @gmail.com, které umožňují nahrávat a sdílet soubory a složky přes Google Disk.
Postupem času se však kvůli absenci administrátorského rozhraní, které by umožňovalo mít sdílení dat pod kontrolou, začal v cloudové firemní struktuře vytvářet nepořádek. Spousta souborů nebyla k nalezení, ať už z důvodu špatného sdílení nebo smazání účtu uživatele, který byl vlastníkem daných dokumentů.
Naším úkolem bylo dostat všechna data na firemní účet, odkud by se daly znovu a správně nasdílet. To samozřejmě není tak jednoduché – Google totiž neumožňuje jednoduše přesunout vlastníka souborů z jednoho účtu na druhý. V tomto případě z osobních účtů (@gmail.com) na firemní účet na doméně (Google Workspace). Připravili jsme si proto vlastní skript, který dokáže vytvořit kopie všech souborů se zachováním složkové struktury. Oproti jiným konvenčním řešením má dvě výhody:
Zachovává typ souborů, kdy Google Dokument zůstává Google Dokumentem a neztratí své vlastnosti kvůli převodu na Word.
Zmigruje i komentáře k souborům.
Vytvořila se tedy jedna velká složka, kam se vložila stávající firemní struktura a případně i další firemní data, která měla být migrována. Ta se nasdílela na nově vytvořený firemní Google Workspace účet, pod kterým jsme skript spustili. Aby byl zásah do práce uživatelů co nejmenší, proběhlo vše o víkendu. Zmigrovalo se přes 22 000 souborů, které dohromady měly přes 60 GB.
Jakmile bylo vše hotovo, nasdílela se nově vytvořená struktura okruhu zaměstnanců, kteří by měli mít do daných podsložek přístup.
Co se tedy stalo se starou datovou strukturou?
Aby nedošlo k případným komplikacím, připravili jsme si další skript, který nejprve zazálohoval do zvláštní Google Tabulky všechny původní informace – kdo je vlastník souboru, seznam lidí s oprávněním přistupovat k souboru a samozřejmě jeho název a původní ID.
Poté se projel každý soubor a nastavení sdílení upravilo tak, aby zde zůstal pouze:
Vlastník souboru (kterého samozřejmě nelze odebrat);
Nově vytvořený účet archiv@vase-domena.cz;
Majitel firmy a jeho „firemní“ @gmail.com účet.
Nyní tak firma může využívat veškeré výhody, které Google Workspace nabízí.
Od této chvíle má firma možnost kdykoliv zjistit, co se se souborem historicky dělo. Zda-li k němu nemá přístup někdo, kdo by neměl. Dále je schopná smazaný soubor kdykoliv obnovit či přesunout vlastnictví souborů na jiný firemní účet v případě, že některý ze zaměstnanců firmu opustí.
Nejde však jen o data na Google Disku. Přes e-mail se denně vyřizují důležité kontrakty, schvalují procesy, domlouvají schůzky a samozřejmě zasílají důvěrná data. Osobní účet @gmail.com může být z mnoha různých důvodů kdykoliv nenávratně zablokovaný a vy tak přijdete o důležitá firemní data.
Jestliže jste o změně vašeho stávajícího řešení uvažovali, rádi vám poskytneme vstupní konzultaci zdarma. Jsme certifikovaným Google Cloud Partnerem pro Českou republiku s více než 9letou zkušeností.