Digitální transformace je způsob změny vykonávání práce, která není přímo závislá na čase a místě výkonu a spolu s adaptací nových technologií pracovníky informačního věku, dává obrysy týmové práce budoucnosti.
Se vzrůstající křehkostí dnešního světa (a nemusí se jednat jen o pandemie) jsou mnohé firmy připraveny na rychlé přizpůsobení chování v týmu. A pro ty ostatní máme připravené shrnutí, jak postupy implementovat v jejich prostředí.
Celým středobodem této změny je koncept cloud computingu, kdy využíváte firemní nástroje formou předplacené služby. Firemní data jsou uložena v datacentrech a jsou tak dostupná odkudkoliv přes internet. To přináší i výhody typu real-time spolupráce na dokumentu nebo automatického zálohování.
Poskytovatelů takových služeb je více a mezi hlavní hráče patří Microsoft Office 365 a Google Workspace (dříve G Suite). Každá platforma má svoje výhody a nevýhody a porovnávat je mezi sebou, je jako srovnávat pivo a víno. Jde převážně o osobní zkušenosti a preference. Pro naše projekty a zákazníky dává větší smysl využívat Google Cloud.
Google Workspace
Google Workspace je sada základních nástrojů, které potřebuje každá organizace, škola a firma pro komunikaci a spolupráci. Patří mezi ně tyto nejdůležitější aplikace:
Hangouts Chat Nástroj pro textovou komunikaci mezi lidmi v týmu, kde si můžete psát s konkrétním uživatelem napřímo, hromadně s více kolegy nebo sdílet informace k danému tématu. Pro tato témata vznikají tzv. místnosti, které odpovídají týmu nebo oddělení. Po nasazení této aplikace se zredukuje počet interně odeslaných emailů (odpadne klasické Reply All) a zrychlí se interakce. Navíc docílíte asynchronní komunikace, což je cílový stav vzdálené spolupráce. To znamená, že uživatelé jsou online, ale kontrolují komunikační kanály v pravidelných intervalech (např. jednou za hodinu). Při této kontrole pak reagují na dotazy, kde je potřeba (prakticky když je někdo @zmíní). Mohou se tak plně soustředit na svůj úkol a nejsou vyrušováni okolím.
Hangouts Meet Jde o službu pro pořádání videokonferencí, do které se může připojit až 25 lidí v jednu chvíli. K připojení vám stačí jen webový prohlížeč, webkamera a mikrofon. Během takové videokonference můžete nasdílet obrazovku a ukázat ostatním co aktuálně vidíte. A může to být cokoliv - grafický editor, aplikace na střih videa, výkresy v CAD systémech atd.
Google Disk
Pro spolupráci potřebujete centrální úložiště pro ukládání dat. Google Disk a jeho Sdílené disky umožní vytvořit strukturu složek, do které můžete nahrávat libovolné soubory - smlouvy, grafické soubory, zálohy, videa atd. Přístup bude mít jen ten uživatel, kterému dáte explicitně přístup. Navíc se k souborům dostanete přes pokročilé vyhledávání, které prohledá i vaše PDF smlouvy nebo naskenované stránky.
Sdílené dokumenty, tabulky, prezentace
Základními nástroji v práci je kancelářský balík obsahující Word, Excel či Powerpoint. Alternativy najdete v online prostředí Google s funkcemi podporující vzdálenou spolupráci. Jde o automatické ukládání všech verzí (kdykoliv se vrátíte v historii zpět na libovolnou verzi) a můžete editovat stejný dokument s více uživateli v reálném čase. Každý tak může být doma na home office a doplňovat texty do smluv, přidávat údaje do tabulek nebo ladit cílový vzhled prezentace.
Mezi další užitečné aplikace patří Gmail pro emailovou komunikaci, Kalendář pro plánování času či Google Skupiny pro emailové fórum.
Způsob implementace
Nasazení Google Workspace do firmy je jednoduché a lze ho provést klidně i vzdáleně během pár hodin. Navíc můžete z celého balíku používat jen část. Například pokud potřebujete řešení na videokonference nebo sdílené dokumenty, ale nechcete měnit emailový server.
K zavedení potřebujete doménu firmy, na které se bude implementovat. Může to být primární doména (např. @appsatori.eu) nebo i subdoména (např. cokoliv.appsatori.eu). Prvním krokem je ověření tzv. DNS záznamů. Tento krok nijak neovlivní vaše webové stránky ani směrování emailů a vše bude fungovat jako doposud. Jen budete mít na doméně navíc další službu. Posledním krokem je vytvoření potřebného počtu uživatelů a ti po přihlášení budou mít dostupné vybrané aplikace.
Cena
Google Workspace existuje v několika variantách, které se liší počtem funkcí. Změna na vyšší plán je možná kdykoliv, a proto doporučujeme začít s variantou G Suite Basic *. Ta se dá kdykoliv upgradovat na lepší variantu G Suite Business nebo G Suite Enterprise. Měsíční cena licence G Suite Basic za jednoho uživatele odpovídá zhruba ceně jednoho oběda (tj. 5,2 EUR). Počet licencí je možné kdykoliv změnit podle potřeb a lépe se tak plánuje rozpočet za IT (přeci jenom neprovozujete vlastní servery, kde nikdy nevíte, kdy se vám něco pokazí).
* Tento článek byl napsán v březnu 2020 před uvedením Google Workspace a popis služby může být odlišný od aktuálního stavu.
Jak dál?
Pokud máte zájem o bezplatné zavedení Google Workspace pro vyzkoušení na 1 měsíc pro max. 10 uživatelů, tak nám dejte vědět na ahoj@appsatori.eu