Odjíždíte na dovolenou? Předejte práci tak, aby vám nikdo nevolal

Automatická odpověď v Gmailu je jen začátek. Za čtvrt hodiny nastavíte Workspace tak, že vám během dovolené opravdu nikdo volat nebude – a nikomu nic neuteče.

Proč samotná automatická odpověď nestačí

Většina lidí před dovolenou udělá jednu věc: zapne v Gmailu automatickou odpověď a odjede. Jenže ta řeší jen e-maily. Kolega vám i tak hodí schůzku do kalendáře, klient napíše na sdílenou schránku, kterou nikdo nehlídá, a rozdělaná agenda zůstane viset. Výsledek? Buď vám někdo zavolá „jen na chvilku", nebo se první den po návratu topíte v nepořádku.

Google Workspace na to má čtyři nástroje, které spolu fungují. Nastavení zabere čtvrt hodiny a vrátí se vám hned první den volna.

1. Ať kalendář odmítá schůzky za vás – událost „Mimo kancelář"

Málokdo ví, že „Mimo kancelář" není jen cedulka. Je to samostatný typ události, který

automaticky odmítne pozvánky na dobu vaší nepřítomnosti a odesílateli pošle váš vzkaz.

Jak na to v Kalendáři:

1. Klikněte do dne, kdy odjíždíte.

2. Nahoře přepněte typ z události na Mimo kancelář.

3. Nastavte rozsah dnů.

4. V sekci Automaticky odmítat schůzky zvolte Pouze nové (nebo Nové a stávající, pokud chcete zrušit i již naplánované schůzky).

5. Napište krátkou zprávu pro odesílatele a uložte.

   
   

💡 Tip: Zapněte tuto funkci společně s automatickou odpovědí v Gmailu. Jedno hlídá schránku, druhé kalendář – teprve dohromady dávají skutečný klid.

2. Předejte schránku zástupci – nově i z mobilu

Pokud má vaši práci někdo během dovolené zastat, dává smysl mu předat schránku. Delegování umožní kolegovi číst a odpovídat na e-maily vaším jménem (příjemce vidí, že píše zástupce).

A novinka z července: delegovanou schránku jde nově otevřít i v mobilní aplikaci Gmail.

Zástupce ťukne na profilovou fotku vpravo nahoře a přepne se mezi svou a vaší schránkou, takže vás zastane, i když zrovna není u počítače. (Na iOS se funkce pomalu dozavádí od 29. července.)

Jak na to v Gmailu (na počítači):

1. Otevřete Nastavení (ikona ozubeného kola) → Zobrazit všechna nastavení.

2. Přejděte na záložku Účty (případně Účty a import).

3. V sekci Udělit přístup k mému účtu přidejte e-mail svého zástupce.

   
   

3. Sdílejte kalendář tak, aby zástupce neviděl vaše soukromé události

Když má zástupce spravovat i váš kalendář, nemusíte mu ukázat všechno. Google v červenci přidal nové oprávnění provádět změny. Zástupce tak může vytvářet a upravovat běžné schůzky, ale u soukromých událostí vidí jen „obsazeno" – bez názvu a detailů. Ideální na letní zástupy.

Jak na to v Kalendáři:

1. V levém panelu najeďte na svůj kalendář, klikněte na tři tečky → Nastavení a sdílení.

2. V sekci Sdílet s konkrétními lidmi přidejte zástupce.

3. Nastavte mu novou úroveň oprávnění pro správu událostí se zachováním soukromí.

   
   

⚠️ Pozor na změnu u opakovaných událostí: U pravidelných schůzek se nastavení soukromí nově sjednocuje na celou sérii. Pokud měl jeden výskyt v sérii označen jako „soukromý“, zneviditelní se celá série. Před dovolenou si to u opakovaných událostí zkontrolujte.

4. Poznámky ze schůzek, které proběhnou bez vás, najdete na jednom místě

Když se během vaší nepřítomnosti konají schůzky, potřebujete se po návratu rychle zorientovat. Pomůže červencová novinka: poznámky, přepisy a nahrávky z Google Meetu se teď automaticky ukládají do složky „Google Meet" na Disku a to do podsložky ke každé schůzce. 

Po návratu tedy nemusíte nikoho prosit o zápis. Najdete si ho sami na Disku.

Jak na to na Google Disku:

1. Otevřete Google Disk.

2. Vyhledejte automaticky vytvořenou složku Google Meet.

3. V podsložce konkrétní schůzky najdete kompletní podklady i AI zápisy z Gemini (funkce Dělej mi poznámky). *Poznámka: Funkce Dělej mi poznámky zatím není dostupná v češtině, takže AI zápisy jsou aktuálně podporované pouze ve vybraných jazycích.

   
   

Checklist před dovolenou

✅ Automatická odpověď v Gmailu (s datem návratu a kontaktem na zástupce)

✅ Událost „Mimo kancelář" s automatickým odmítáním schůzek

✅ Delegovaná schránka pro zástupce (a ověřit, že se dostane i z mobilu)

✅ Sdílený kalendář zástupci s ohledem na soukromé události

✅ Předaná rozdělaná agenda (odkaz na složku s podklady)

✅ Odhlášené/ztišené notifikace, ať vás o víkendu neruší

💡 Tip: Pokud už máte ve Workspace aktivní Gemini, podívejte se také na článek Gemini umí česky: Co reálně zvládne v Dokumentech a Tabulkách. Najdete v něm praktické ukázky práce s AI v Dokumentech a Tabulkách Google – od shrnutí dlouhých dokumentů až po automatické zpracování dat.

Nastavení pro větší firmy

Ve větších týmech dává smysl mít tyto postupy nastavené centrálně – např. automatické delegování během plánované nepřítomnosti nebo firemní bezpečnostní pravidla pro sdílení kalendářů.

S nastavením admin konzole a automatizací vám v AppSatori rádi pomůžeme. Ozvěte se nám a probereme vaše potřeby.