• Ivan Kutil

Novinky Google Workspace představené na Google I/O 2021

Na letošní konferenci Google I/O byly představeny novinky nejen pro Android, nositelnou elektroniku či strojové učení, ale své místo v úvodní prezentaci měl i balík aplikací Google Workspace.

Nejvíce prostoru dostaly Google Dokumenty a Google Tabulky, které letos oslaví 15 let své existence. Samozřejmě, že v roce 2006 tyto online nástroje vypadaly rozdílně a nesrovnatelně s těmi dnešními. Hlavní inovací v tu dobu byl provoz kancelářských aplikací ve webovém rozhraní, ale funkcionalita byla limitována tehdejšími možnostmi prohlížečů. Jen pro připomenutí – v době uvedení první verze Google Dokumentů či Tabulek se daly otevřít v jednom z těchto webových prohlížečů: Mozilla Firefox 2.0, Internet Explorer 7 či Opera 9. Chrome prohlížeč od Google byl představen až o dva roky později.

Postupem času prošly tyto nástroje evolučními změnami, které pomohly sblížit funkce online nástrojů s funkcemi klasických programů na desktopu. Hlavním cílem Google bylo dosáhnout maximální podobnosti s např. Microsoft Wordem nebo OpenOffice, protože cílovým výstupem byl až dosud tisk do formátu A4 nebo PDF.


Letošní rok je však milníkem ve vývoji a kromě evolučního vylepšení dochází i k zavedení revolučních nových funkcí v přístupu ke společné práci online. Nejdříve Google oznámil technickou změnu, kdy se pro vykreslování dokumentů již nebude používat HTML, ale právě JavaScript – konkrétně Canvas API. Stejně pojmenoval i nový přístup pro komunikaci – Smart Canvas.


Smart Canvas či „Chytré plátno“ slouží k chytřejšímu a interaktivnějšímu používání aplikací, které zlepší spolupráci uživatelů, aby byli lépe propojeni s informacemi v Google Workspace. V praxi to znamená dvě věci. Za prvé „Chytré plátno“ bude dostupné napříč různými aplikacemi (např. stejný real-time dokument bude uvnitř Chatu, Gmailu a samotného editoru na Google Dokumenty). Za druhé v obsahu budou kromě klasického textu i interaktivní prvky.


Novinky v Google Dokumentech

V Google Dokumentech bude textový obsah doplněn o „Chytré čipy“ (Smart chip). Již nyní můžete uživatele zmínit v dokumentu pouze vyvoláním „@“. Nejde však pouze o čistý text, ale najetím myší na tento „čip“ zjistíte detaily uživatele z jeho veřejného Google Profilu, jako je e-mail, zaměstnání, informace z vašich Google Kontaktů nebo mu můžete napsat, zavolat atd. Tip: Pokud chcete upravit informace o svém Google Profilu, naleznete je na stránce https://myaccount.google.com/profile


Kromě uživatele nyní můžete takto zmínit soubor z Google Disku, událost z Google Kalendáře, Google Skupinu uživatel nebo vložit data – např. datum.


Zkuste v Google Dokumentu napsat do textu „@“ a zadejte „Dnešní datum“, automaticky se vloží datum ve formátu, v jakém vám to vyhovuje. Kliknutím můžete rovnou zarezervovat schůzku.

Takto vkládaná data jsou předstupněm plánovaných „stavebních bloků“, které vloží jednu z předdefinovaných šablon do dokumentu – ať už jde o zápis ze schůzky, plánování projektů nebo brainstorming.


Tyto stavební bloky pak přidávají další interaktivitu, např. tabulku s možností hlasování pomocí tlačítek „+1“.

Nebo pro stavební blok pro plánování projektů.


Další interaktivita je v podobě vkládání odkazů. Při označení textu dostanete nápovědu na části otevřeného dokumentu (nadpisy a záložky), soubory z Google Disku nebo webové výsledky z Google Vyhledávače.


Další užitečnou novinkou jsou Kontrolní seznamy, které fungují jako interaktivní zaškrtávací políčka (checkboxy).


Pokud potřebujete v dokumentu evidovat úkoly, tak tuto novinku oceníte. V budoucnu budete moc přiřadit úkol kolegům, kteří ho uvidí u sebe v aplikaci Úkoly Google. Vše bude ještě více propojené.


Novinky nezapřou inspiraci z jiných komunikačních kanálů. Např. v AppSatori využíváme v Google Chatu možnost hlasování pomocí vložených emoji. I tato funkce bude brzy dostupná v Google Dokumentech, a to tak, že bude možné přidat reakci formou emoji k danému odstavci.

Mezi znovu představené „novinky“ patří staronový formát dokumentů bez okrajů (tzv. pageless). Když byly před 15 lety představeny Google Dokumenty, byl tento formát jediný dostupný. Snaha co nejvíce přiblížit online nástroje těm klasickým však zapříčinila zbytečné zafixování formátu A4.


V tomto novém bezstránkovém režimu se zbaví dokument jakékoliv závislosti na formátu A4 a vznikne tak neomezený prostor pro spolupráci tak, aby byl plně responzivní na používaném zařízení. A pokud potřebujete finální verzi dokumentu vytisknout nebo konvertovat do PDF, můžete ji snadno změnit ve formátu stránkování.


Novinky v Tabulkách Google

Google Tabulky se staly standardem při plánování projektů díky svým online funkcím a snadnosti použití. Novým pohledem Časové osy v Tabulkách jde Google ještě více naproti projektovým manažerům. Ze stávajících maticových dat (řádky x sloupce) získáte nový pohled na data do časové osy. Lépe tak pochopíte vztahy v projektu a už nebudete muset vyplňovat barevně buňky tabulky symbolizující časovou osu.



Algoritmy mohou pomoci urychlit i tvorbu a hledání chyb ve vzorcích. Stačí napsat vzorec do první buňky a dostanete nápovědu pro další buňky.


Novinky v Google Meet

Jedna nejvýraznějších novinek, navázaná na videokonference, je viditelné tlačítko Google Meetu v kancelářských nástrojích (Tabulky, Dokumenty, Prezentace) tak, aby bylo možné sdílet právě otevřený soubor do probíhající videokonference.



Při potvrzování účasti na schůzce můžete také nově zvolit, zda budete fyzicky přítomni nebo se připojíte jen virtuálně.


Režim Meet Companion umožňuje nakombinovat spolupracovníky na vzdálených místech s těmi, kteří jsou spolu v jedné kanceláři. V kanceláři má každý účastník před sebou počítač se zapnutou webkamerou a mikrofonem a může tak interagovat sám za sebe.

Další novinkou je chytré zoomování během hovoru. Pokud uživatel pohne hlavou bude vždy ve středu snímku. Určitě potěší i vyvážení světla pomocí algoritmů, pokud sedíte v temnější mostností.


Novinky v Google Chat

Novinek v Google Workspace bylo v posledním měsíci více, a proto nemůžeme opomenout i ty z Google Chatu, i když nebyly představeny v rámci konference Google I/O. Mezi důležité změny patří přejmenování Místnosti (Rooms) v Google Chatu na tzv. Prostory (Spaces). Tento „Prostor“ tak bude shromažďovat nejen textovou komunikaci, ale i organizovat lidi, soubory nebo úkoly pro společná témata a projekty v rámci Google Workspace.



Mezi přidané novinky bude patřit:

  • vlastní statusy pomocí emoji a gifů,

  • přišpendlení zprávy,

  • uživatelské role a moderátorské nástroje pro správu,

  • rozcestník Prostorů ve firmě,

  • interaktivní dotazníky,

  • načítání statusu uživatelů z Google Kalendáře o (ne)dostupnosti,

  • integrované workflow řízené pomocí Botů.

Závěr

Novinek bylo za poslední měsíc uvedeno více, že může být náročnější je všechny vstřebat a pochopit, jak je implementovat do svých pracovních návyků a osobních zvyků. Popsané změny budou dostupné uživatelům během roku 2021. V AppSatori všechny novinky testujeme a hledáme jejich nejlepší využití tak, aby naši zákazníci dostali ze svých Google Workspace maximum.


Pokud chcete poradit nebo být součástí, tak se nám ozvěte na ahoj@appsatori.eu!

Blog