Pro skupinu dobrovolníků Covmask, kolem lídra Davida Miklase a lidí z ČVUT, jsme naprogramovali řešení, které jim šetří čas při expedici speciálních masek pro lékaře. Systém je postavený nad Tabulkami Google v technologii Google Apps Script a Google Data Studio. Vzdálené nasazení hotového řešení na produkci proběhlo do 2 dnů od zadání.
Aktuální situace posledních dní zásadně proměnila chování firem a jednotlivců ve snaze pomoci v boji s koronavirem COVID-19. V AppSatori jsme se rozhodli pomoci na několika frontách - publikujeme o našich zkušenostech s prací na dálku (např. 11 praktických tipů, jak na vzdálenou spolupráci přes Google Workspace nástroje), firmám nabízíme bezplatné konzultace s možností nezávazně na měsíc vyzkoušet Google Workspace (dříve G Suite) a v neposlední řadě poskytujeme zdarma naše know-how, například pro uskupení Covid19CZ.
Poptávka na automatizaci přišla od Covmask.cz, kteří vyrábějí speciální masky pro lékaře z potápěčských masek obohacených o armádní HEPA filtr částic P3R a redukci vytištěnou na 3D tiskárnách od Prusa Research.
Lékaři a členové IZS mohou zdarma poptat masku, kterou obdrží na základě vyplněného Google Formuláře na webových stránkách. V původním procesu musel uživatel z Covmask ručně projít tabulku přijatých poptávek a potvrzené objednávky následně ručně přepsat do jiné tabulky. Což se neobešlo bez chyb.
Ve druhé tabulce se evidovaly objednávky (soubor Microsoft Excelu uložený na Google Disku). Poté museli vytisknout na tiskárně šablonu předávacího protokolu a dopsat ručně příjemce. Tento postup velmi zdržoval. Mezitím odcházely různé balíky a bylo nutné se v procesu orientovat změnou stavu řádku v Microsoft Excelu. Tento stav nebyl škálovatelný a nebyl připraven na větší výrobu. “Když jsme začínali vyrábět tyto masky, nikdo netušil jak velká po nich bude poptávka. Proto jsme si systém expedice a řízení výroby udělali na papíře, ale velmi rychle jsme se v tom začali ztrácet. Po chvíli jsme museli oslovit společnost AppSatori, která nám naprogramovala tento úžasný systém, který nám pomohl efektivněji řídit výrobu, zvýšit kapacitu a rychleji dodávat českým lékařům ”, řekl David Miklas, koordinátor Covmask.cz
Analýzu a návrh řešení jsme udělali po několika telefonátech s lidmi, kteří se na procesu přípravy podíleli. Zároveň bylo nutné jednat rychle, protože počet poptávek raketově rostl. Celé řešení bylo navrženo a realizováno v technologii Google Apps Script. Z Microsoft Excelu se stala nativní Tabulka Google, ve které se spojila data z formuláře a objednávky. Do Tabulky Google jsme integrovali aplikaci, které po schválení překopíruje data z jednoho listu do druhého a zároveň automaticky vytiskne předávací protokol.
Tiskárna je napojena na Google Cloud Print, který poskytuje API na tisk souboru z vlastní naprogramované aplikace (Poznámka: Google Cloud Print je nyní v beta verzi a od roku 2021 nebude dostupný).
Rozhraní Google Cloud Print
Vytištěná objednávka z Google Tabulek
Pro lepší evidenci stavu objednávek a řízení workflow jsme vytvořili vlastní kanban aplikaci (ala Trello). Každá objednávka je zařazena do konkrétního stavu a její stav se mění při přesunu z jednoho boxu do druhého. V plánu je zasílat SMS upozornění nebo email o stavu expedice lékařům. Aplikace je kompletně serverless, běží v rozhraní Apps Scriptu (bez nutnosti pořizovat hosting) a je integrovaná na data v Google Tabulce.
“Od té doby co tam máme ten kanban systém, tak je to vidět. My jsme začínali na 350 kusech za celou směnu a teď jsme schopni udělat 800 za půlden. Takže to strašně pomohlo”, řekl Martin Hřeben, designer Covmask.cz
Pro lepší vizualizaci a zobrazení dat jsme navrhli dashboard v nástroji Google Data Studio. Ten ukazuje počet poptaných a expedovaných masek. Nechybí ani rozpad po jednotlivých nemocnicích - zde pro zajímavost využíváme napojení na Administrativní registr ekonomických subjektů (ARES), protože název není od každého lékaře zadán v přesném formátu. U číselného IČO je menší chybovost - pro kontrolu načítáme dodatečné informace o plném názvu instituce a plném znění adresy z ARESu přes jejich dostupné API.
V neposlední řadě je na dashboardu malá mapa České republiky s vizualizací měst, do kterých se odeslalo nejvíce masek. Tento dashboard je promítán projektorem na plátno a motivuje tak dobrovolníky.
“Jsme rádi že jsme mohli poskytnout naše know-how a pomoci naškálovat expedici díky automatizaci procesů v době krize tak, aby se masky dostaly rychle k potřebným lidem. Odstranili jsme úzké hrdlo v logistice zkrácením doby expedice jedné objednávky přes automatizované tisknutí a kanban systém. Dále jsme vytvořili dashboard pro rozhodování řízené daty a pomohli dále rozvinout informační architekturu,” dodává Ivan Kutil z AppSatori.
Pokud také chcete pomoci ve Vaší organizaci či firmě, napište nám na ahoj@appsatori.eu