V loňském roce 2020 byla představena funkce Zástupce souboru na Google Disku. Pro některé uživatele je stále trochu matoucí, a tak jsme se na ni rozhodli podívat detailně.
Hlavní výhodou této funkce je zjednodušení struktury souborů a složek na Google Disku. Historicky totiž Google Disk svým fungováním připomínal Gmail, kdy jednotlivé složky měly podobnou funkci jako štítky. K souborům jste tak mohli přidat více štítků. Tento model byl technicky neudržitelný, protože mohly vznikat např. kruhové závislosti (složka A je ve složce B a zároveň složka B je ve složce A). Google tak postupně přejmenoval štítky na složky. Možnost uložit soubor do více složek zůstala, ačkoliv byla v uživatelském rozhraní spíš schovaná. Do další iterace vývoje došel Google právě nyní, kdy kompletně ruší umístění souborů ve více složkách a nahrazuje je právě Zástupci.
Pozn.: V originále se funkce jmenuje Shortcut, což by se dalo přeložit i jako Zkratka, ale pro větší konzistenci využíváme pojem Zástupce, známý z operačního systému Windows. https://cs.wikipedia.org/wiki/Z%C3%A1stupce_souboru
Vytvoření Zástupce na Google Disku
Se Zástupci se setkáte, pokud s vámi někdo sdílí soubor, nebo pokud chcete soubor umístit do více složek.
Nasdílený soubor od jiného uživatele uvidíte v sekci Sdíleno se mnou. Tento soubor můžete přidat na svůj Google Disk právě jako Zástupce.
Zástupce na svém Google Disku poznáte podle malé šipky.
Zároveň v detailu souboru vidíte referenci na původní soubor, který můžete otevřít proklikem.
Zástupce a Google Drive API
Takto vypadá výsledek z Google Drive API. Technicky jde o samostatné soubory – každý s jiným ID.
V podrobnějším detailu Zástupce je vidět, že v sobě nese informaci, na koho odkazuje ve vlastnosti shortcutDetails.
Přejmenování zástupce
Zástupce souboru je oddělen od původního souboru. Pokud přejmenujete zástupce, původní soubor zůstává bez změny.
Sdílení zástupce
Když sdílíte Zástupce dalším uživatelům, nasdílí se jim i původní soubor.
Pokud vám někdo odebere práva přístupu k originálnímu souboru, o svého zástupce na Google Disku nepřijdete. Stále ho ve svém Google Disku uvidíte. Naopak můžete kliknout na tlačítko Požádat o přístup, abyste opět mohli soubor otevřít.
Mazání zástupce
Pokud smažete Zástupce, originální soubor zůstane nedotčený. Pokud Zástupce vytvoříte ve složce někoho jiného (tj., pokud nejste vlastníkem dané složky), tak potom Zástupce nemůžete smazat, to může udělat pouze vlastník složky.
Organizace zástupců
Seznam všech zástupců na svém Google Disku najdete takto: https://go.appsatori.eu/drive-shortcuts
Nelze vytvořit Zástupce ze Zástupce, můžete ale ze Zástupce vytvořit kopii.
Zástupci řeší i dosavadní problém vzniku tzv. sirotků. Pokud uživatel dříve smazal sdílený soubor (jehož nebyl vlastníkem), tak se soubor odstranil z dané složky všem uživatelům. Vlastník měl takový soubor mimo strukturu Google Disku a mohl ho najít pouze vyhledáváním dle názvu.
Seznam všech stávajících sirotků najdete na: https://go.appsatori.eu/drive-orphans
Limity a omezení
Můžete vytvořit až 500 Zástupců z jednoho souboru nebo složky. Každý soubor či složka může mít celkem až 5 000 Zástupců od různých uživatelů.
Závěr
Zástupci jsou reference odkazující na soubory a složky. Zjednodušují pohled na strukturu na Google Disku. Přes Google Apps Script je dále možné automatizovat práci se soubory.
Pokud potřebujete poradit s Google Diskem, udělat firemní školení, nebo jen chcete platit za licence Google Workspace přes fakturu, tak se nám ozvěte na ahoj@appsatori.eu
Rádi vám pomůžeme!😊